En résumé Quatre mentions s'ajoutent aux mentions classiques : le SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, la catégorie d'opération (biens, services ou mixte) et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits. Elles ne sont pas cosmétiques : le SIREN sert à router la facture, et une mention manquante peut entraîner un rejet automatique par la plateforme du destinataire.
Jusqu'ici, une mention oubliée sur une facture était un problème théorique : le client payait quand même, et l'anomalie ne se révélait qu'en cas de contrôle. Avec la facturation électronique, le contrôle devient une étape du transport. Une facture incomplète peut être rejetée avant même d'arriver chez votre client — et une facture rejetée n'est pas une facture en retard, c'est une facture qui n'existe pas.
Cet article couvre la facture de prestation de services entre professionnels, du point de vue d'une agence ou d'une ESN qui facture des jours de régie.
Les quatre nouvelles mentions
1. Le SIREN du client
C'est la plus structurante. Le SIREN (ou le SIRET) du client devient une donnée obligatoire sur toute facture entrant dans le périmètre de la facturation électronique.
Sa fonction a changé : ce n'est plus une donnée administrative parmi d'autres, c'est l'identifiant de routage. C'est à partir de lui que l'annuaire indique à quelle plateforme agréée la facture doit être remise. Sans SIREN, la facture n'a pas d'adresse.
Ce que ça implique pour une ESN : votre référentiel clients doit être complet avant septembre. Une base de 40 comptes dont 12 n'ont pas de SIREN renseigné, c'est 12 factures bloquées au premier cycle. C'est le chantier de données à lancer en premier, avant même le choix de la plateforme.
Attention au cas des groupes : facturer « le groupe » ne suffit plus, il faut le SIREN de l'entité juridique qui contracte. Si vos missions sont contractualisées avec une filiale et facturées au holding, l'incohérence va apparaître.
2. L'adresse de livraison, si elle diffère
Obligatoire lorsque le lieu de livraison des biens diffère de l'adresse de facturation.
Pour une ESN, cette mention reste marginale : une prestation intellectuelle n'a pas d'adresse de livraison. Elle redevient pertinente si vous refacturez du matériel — licences livrées sur un site, équipement fourni à une équipe sur un site client différent du siège facturé.
3. La catégorie d'opération
La facture doit préciser sa nature : livraison de biens, prestation de services, ou mixte.
Pour une facture de régie pure : prestation de services. La subtilité apparaît dès qu'une facture mélange des jours et autre chose :
| Contenu de la facture | Catégorie |
|---|---|
| Jours de régie uniquement | Prestation de services |
| Jours de régie + frais de déplacement refacturés | Prestation de services |
| Jours de régie + revente de licences ou de matériel | Mixte |
| Forfait de développement | Prestation de services |
La refacturation de frais de mission suit en général le régime de la prestation principale, mais la revente de biens ne s'y assimile pas. En cas de doute récurrent, la solution la plus sûre est de séparer les documents — le sujet est développé dans frais de mission en ESN.
Cette catégorie détermine aussi vos obligations en aval : c'est parce que vous êtes en prestation de services que vous relevez du volet données de paiement de l'e-reporting.
4. L'option pour le paiement de la TVA d'après les débits
Si vous avez opté pour l'exigibilité de la TVA à la facturation plutôt qu'à l'encaissement, la facture doit le mentionner.
C'est une mention conditionnelle : elle ne concerne que les entreprises ayant exercé l'option. Mais elle a des effets en cascade — elle change la date d'exigibilité de la TVA pour votre client comme pour vous, et elle vous dispense du volet données de paiement de l'e-reporting. À ne pas cocher par confort administratif sans avoir mesuré l'impact sur la trésorerie.
Les mentions classiques, toujours exigibles
Les nouvelles mentions s'ajoutent, elles ne remplacent rien.
Identification des parties
- Dénomination sociale, adresse du siège, forme juridique et capital social pour les sociétés
- Numéro SIREN ou SIRET de l'émetteur, numéro RCS et ville du greffe
- Numéro de TVA intracommunautaire de l'émetteur (et du client en cas d'opération intra-UE)
- Dénomination et adresse de facturation du client — plus désormais son SIREN
Identification du document
- Numéro de facture unique, séquentiel, sans rupture dans la chronologie
- Date d'émission
- Date de la prestation ou de la période d'exécution
Contenu
- Désignation précise de la prestation
- Quantité et unité — pour une régie : le nombre de jours et le TJM
- Prix unitaire HT, montant HT par ligne
- Taux et montant de TVA par taux, total TTC
- Remises, rabais ou ristournes éventuels
Conditions de règlement
- Date d'échéance du paiement
- Taux des pénalités de retard
- Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement
- Conditions d'escompte, ou mention de leur absence
Mentions conditionnelles
- « Autoliquidation » pour les opérations concernées
- « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les émetteurs en franchise en base
- Référence du bon de commande ou du contrat, si le client l'exige
Ce qui coince spécifiquement en ESN
La référence de commande. Elle n'est pas une mention légale, mais c'est le premier motif de rejet chez les grands comptes. En facturation électronique, ce rejet devient automatique et silencieux : le flux repart sans que personne ne vous appelle. Portez la référence de commande au niveau de la mission, pas de la facture, pour qu'elle se reporte seule chaque mois.
La période d'exécution. Une facture de régie doit indiquer la période couverte, pas seulement la date d'émission. C'est ce qui permet au client de la rapprocher du CRA validé — le lien entre les deux est détaillé dans facturation en régie : du CRA validé à la facture.
La numérotation séquentielle. Elle tolère mal les outils multiples. Une agence qui édite des factures depuis un tableur et depuis un outil comptable finit avec des trous ou des doublons dans la séquence. En flux structuré, l'anomalie devient visible.
Le multi-entités. Si vous facturez depuis plusieurs sociétés, chaque entité a ses propres mentions légales et sa propre séquence. Un modèle unique bricolé pour deux entités produit des factures fausses sur l'une des deux.
Comment sécuriser ça sans y passer ses journées
Vérifier 26 mentions à la main sur chaque facture n'est pas un processus tenable au-delà de quelques factures par mois. Ce n'est d'ailleurs pas le bon niveau : les mentions doivent être portées par les données en amont, pas contrôlées en aval.
Concrètement, trois référentiels suffisent à couvrir la quasi-totalité de la liste :
- Le référentiel société — mentions légales, TVA intracom, RCS, séquence de numérotation. Renseigné une fois par entité.
- Le référentiel client — SIREN de l'entité contractante, adresse de facturation, conditions de règlement, référence de commande.
- La mission — période, TJM, catégorie d'opération, référence de contrat.
Une facture générée depuis ces trois sources est complète par construction. Une facture composée dans un traitement de texte est complète le jour où quelqu'un a vérifié, et fausse le jour où il a été remplacé.
C'est aussi le critère à appliquer quand on évalue un outil : la question n'est pas « sait-il produire du Factur-X », mais « d'où viennent les mentions ». Le sujet est traité sous l'angle du choix d'outil dans notre comparatif des ERP pour ESN, et sous l'angle réglementaire dans le guide de l'e-facturation obligatoire.
Pour que les mentions viennent des référentiels et non d'un contrôle manuel, voyez Billi pour les ESN.
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